Les membres de l’administration de l’Eglise entendent régulièrement (en plus châtié) cette interpellation. Qui es-tu, que fais-tu, sous-entendu (réel ou supposé), à quoi sers-tu ?

Pour mieux se connaître les uns et les autres et pour mieux nous faire connaître du grand public, nous continuons notre série de présentations des divers services de l’administration. Bienvenue aujourd’hui dans le monde de la Chancellerie.

Karin Andersen Valbonesi, Secrétaire-réceptionniste-mémorialiste à 70%

J’ai un cahier des charges très vaste qui comprend principalement :

  • Accueillir les visiteurs, répondre au téléphone, renseigner
  • Etablir des attestations et copies de certificats d’acte ecclésiastique
  • Enregistrer les actes ecclésiastiques et les archiver
  • Transmettre des informations aux ministres et paroisses
  • Gérer les réservations des salles du CPJ
  • Etablir des statistiques
  • Effectuer diverses tâches administratives
  • Organiser les sessions du Consistoire
  • Rédiger les mémoriaux du Consistoire

Karine Brawand, assistante du Conseil du Consistoire et de la présidence à 50%

En qualité d’assistante du Conseil du Consistoire (CC), j’assure la gestion administrative de la présidence et du CC. Plus précisément, je gère la préparation et le suivi des documents de séance du Consistoire ainsi que l’organisation liée aux représentations du président et des membres du CC (Conférence des Églises romandes, Fédération des Eglises protestantes de Suisse…). Je rédige les procès-verbaux du CC, du Conseil de Direction, alternativement du Bureau des 3 Eglises, et veille à l’établissement des éléments de suivi des décisions du CC et du Consistoire. Je suis chargée de l’organisation des rencontres du CC avec les Commissions, les délégations EPG, les divers lieux d’Eglise et partenaires institutionnels. Je gère la correspondance, rédige et mets à jour des documents à l’intention du président et du CC et veille à l’archivage y relatif. Je récolte les rapports annuels des Commissions et transmets les procès-verbaux des séances du CC à la Commission d’examen de la Gestion. 

Valérie Julia, responsable du registre à 50%

Je suis chargée de la gestion du Registre des protestant.e.s (collecte d’informations depuis différentes sources – Office cantonal de la population, paroisses, protestant.e.s – pour la mise à jour des données personnelles mais aussi des actes ecclésiastiques, et divers dons effectués). Je collabore étroitement avec le service informatique pour les tests à effectuer sur le nouveau registre. Je travaille avec Karin Andersen à la tenue du Répertoire Intranet par le biais de différentes bases de données. Je gère également les listes de distribution emails.

Michel Chatelain

Je suis codirecteur et responsable de la chancellerie et des ressources humaines. Aujourd’hui, je vous parle plus spécifiquement de la chancellerie. C’est une plate-forme institutionnelle au service de l’Eglise au sens large du terme. Mon rôle est essentiellement basé autour de la supervision et du vis-à-vis envers les collaborateurs-trices de ce secteur. Je représente également la chancellerie au niveau de la Direction. Dans ces derniers temps cet axe est particulièrement important en raison de la mise en œuvre du registre, mais aussi des choix informatiques en cours au niveau de l’intranet et du répertoire, de la gestion électronique des documents (GED).

Les ressources étant limitées, il m’incombe de faire des choix afin et d’arbitrer entre ce qui est important et réaliste et ce qui représente un investissement trop lourd par rapport à la finalité et l’utilité visée. Polyvalence et suppléance sont des réalités quotidiennes que j’essaie de conjuguer au mieux, car chaque personne à la chancellerie est en charge de prestations qu’elle seule maîtrise pleinement. Quelles sont les activités vitales qui doivent absolument être maintenues en cas d’absence de maladie, de surcharge ? C’est un arbitrage quasi hebdomadaire auquel la chancellerie doit faire face ! Je ne saurai terminer sans exprimer ma reconnaissance à cette belle équipe qui offre jour après jour des prestations de qualité et qui cherche à satisfaire au mieux ses différents partenaires.

Delphin Sekle, Responsable de la Chancellerie à 100%

En tant que responsable de la Chancellerie de l’EPG, je suis chargé de la coordination de l’équipe et du soutien administratif à la Direction et au Conseil de Consistoire.

Je gère le flux des courriers entrants et sortants et j’organise et assure le suivi des évènements d’Églises et ceux décidés par la Direction. Je veille à la réussite des divers projets du point de vue qualités et accessibilité des données tout en gérant les procès-verbaux de séances. En outre j’organise l’ensemble des aspects logistiques en lien avec la Chancellerie.

J’assure également l’accueil sous ses différentes formes (physique téléphonique, et électronique). J’élabore et mets à jour les documents officiels de l’EPG ainsi que les informations Chancellerie contenues dans l’Intranet.